Doelstelling
De doelstelling van de klachtenprocedure is om de mogelijkheid te scheppen om klachten in te dienen, te onderzoeken en af te handelen. Tevens dient deze klachtenprocedure om te voorzien in de bescherming van de belangen van zowel klager als de aangeklaagde VIT trainer/instructeur tijdens het onderzoeken en afhandelen van de klacht.
Onderscheid klachten ongewenst gedrag en andersoortige klachten
De VIT maakt een onderscheid in klachten betreffende ongewenst gedrag en andersoortige klachten.
Procedure klachten over ongewenst gedrag
Deze klachtenprocedure is gericht op klachten over ongewenst gedrag en biedt (les)klanten de mogelijkheid in vertrouwelijkheid melding te maken van ongewenst gedrag. Klachten over ongewenst gedrag (de wijze van bejegening) kunnen van uiteenlopende aard zijn en onder andere betrekking hebben op seksuele intimidatie, aantasting van de persoonlijke integriteit van klager, discriminerend gedrag, agressie, pesten, etc, waarbij uitgangspunt is dat de aangeklaagde VIT trainer/instructeur redelijkerwijs wist of had moeten weten dat er sprake was van grensoverschrijdend ongewenst gedrag.
Voor deze klachtenprocedure heeft de VIT een vertrouwenscontactpersoon benoemd die beschikt over de vereiste deskundigheid en ervaring.
De vertrouwenscontactpersoon fungeert als eerste opvang voor klachten over ongewenst gedrag maar het staat klager uiteraard vrij om zich met een klacht over ongewenst gedrag rechtstreeks tot de klachtencommissie te wenden.
Klager bespreekt de klacht met de vertrouwenscontactpersoon en de vertrouwenscontactpersoon biedt een luisterend oor, geeft raad en verwijst. Gezien de privacy gevoeligheid bij klachten over ongewenst gedrag voor zowel klager als de betrokken VIT trainer/instructeur onderzoekt de vertrouwenscontactpersoon indien gewenst met klager de mogelijkheden om tot een oplossing te komen voordat er een klacht bij de klachtencommissie wordt ingediend.
Voor zover nodig en gewenst kan de vertrouwenspersoon - met toestemming van klager - klager doorverwijzen naar gespecialiseerde hulpverleningsinstanties en/of de politie. Wie hulp nodig heeft mag rekenen op bemiddeling naar professionele begeleiding, op maat en bereikbaar.
De vertrouwenscontactpersoon kan klager op diens verzoek ondersteunen en begeleiden bij het indienen van een schriftelijke klacht bij de klachtencommissie. Als de vertrouwenscontactpersoon in de klachtenprocedure optreedt als begeleider van klager maakt de vertrouwenscontactpersoon geen onderdeel uit van de klachtencommissie en zullen de overige klachtencommissieleden het bestuur adviseren over de geheel of gedeeltelijke gegrondheid van de klacht.
De vertrouwenscontactpersoon heeft uitdrukkelijk ook de taak de VIT te adviseren bij het nemen van preventieve maatregelen ter voorkoming van ongewenst gedrag.
De klacht dient te worden gericht aan het volgende e-mailadres: vitijslandsepaarden@gmail.com
De klachtencommissie heeft een eigen e-mailadres welk mailadres wordt beheerd door het administratiekantoor van de VIT die de klacht zo spoedig mogelijk doorstuurt naar de klachtencoördinator.
Procedure van een andersoortige klacht
Heeft u een klacht en wilt u deze indienen? De klacht dient aan een aantal eisen te voldoen om ontvankelijk te zijn en te worden behandeld door de klachtencommissie.
Een klacht dient schriftelijk per onderstaand e-mailadres te worden ingediend en omvat;
o Naam, adres e-mailadres en telefoonnummer van klager;
o Naam en telefoonnummer van de VIT trainer/instructeur op wie de klacht betrekking heeft;
o Een deugdelijk onderbouwde omschrijving van de klacht en de datum of periode waarop de klacht betrekking heeft en dient zo mogelijk te zijn voorzien van relevante bewijsstukken zoals foto’s en dergelijke;
o Informatie of de VIT trainer/instructeur op de hoogte is van de klacht en over hetgeen is ondernomen om te komen tot een oplossing van de klacht.
De klacht dient te worden gericht aan het volgende e-mailadres: vitijslandsepaarden@gmail.com
De klachtencommissie heeft een eigen e-mailadres welk mailadres wordt beheerd door het administratiekantoor van de VIT die de klacht zo spoedig mogelijk doorstuurt naar de klachtencoördinator.
Binnen 2 weken na ontvangst van de klacht bij het administatiekantoor ontvangt klager een ontvangstbevestiging per e-mail waarin tevens wordt aangegeven dat de ontvankelijkheid van de klacht zal worden beoordeeld door de klachten coördinator, indien nodig in overleg met de klachtencommissie.
Klager wordt in zijn klacht niet ontvankelijk verklaard indien;
De klachtencommissie streeft naar afhandeling van de klacht binnen een termijn zes maanden na indiening van de klacht. Mocht deze termijn niet gehaald worden dan zal de klachtencommissie zowel klager als de betrokken VIT trainer/instructeur tijdig op de hoogte stellen.
Klager is te allen tijde bevoegd om de ingediende klacht in te trekken.
De klachtenprocedure is kosteloos. De eventuele kosten van (rechts)bijstand, reiskosten, deskundigenbijstand en andere kosten die partijen maken met het oog op de klachtenprocedure worden door partijen zelf gedragen.
De doelstelling van de klachtenprocedure is om de mogelijkheid te scheppen om klachten in te dienen, te onderzoeken en af te handelen. Tevens dient deze klachtenprocedure om te voorzien in de bescherming van de belangen van zowel klager als de aangeklaagde VIT trainer/instructeur tijdens het onderzoeken en afhandelen van de klacht.
Onderscheid klachten ongewenst gedrag en andersoortige klachten
De VIT maakt een onderscheid in klachten betreffende ongewenst gedrag en andersoortige klachten.
Procedure klachten over ongewenst gedrag
Deze klachtenprocedure is gericht op klachten over ongewenst gedrag en biedt (les)klanten de mogelijkheid in vertrouwelijkheid melding te maken van ongewenst gedrag. Klachten over ongewenst gedrag (de wijze van bejegening) kunnen van uiteenlopende aard zijn en onder andere betrekking hebben op seksuele intimidatie, aantasting van de persoonlijke integriteit van klager, discriminerend gedrag, agressie, pesten, etc, waarbij uitgangspunt is dat de aangeklaagde VIT trainer/instructeur redelijkerwijs wist of had moeten weten dat er sprake was van grensoverschrijdend ongewenst gedrag.
Voor deze klachtenprocedure heeft de VIT een vertrouwenscontactpersoon benoemd die beschikt over de vereiste deskundigheid en ervaring.
De vertrouwenscontactpersoon fungeert als eerste opvang voor klachten over ongewenst gedrag maar het staat klager uiteraard vrij om zich met een klacht over ongewenst gedrag rechtstreeks tot de klachtencommissie te wenden.
Klager bespreekt de klacht met de vertrouwenscontactpersoon en de vertrouwenscontactpersoon biedt een luisterend oor, geeft raad en verwijst. Gezien de privacy gevoeligheid bij klachten over ongewenst gedrag voor zowel klager als de betrokken VIT trainer/instructeur onderzoekt de vertrouwenscontactpersoon indien gewenst met klager de mogelijkheden om tot een oplossing te komen voordat er een klacht bij de klachtencommissie wordt ingediend.
Voor zover nodig en gewenst kan de vertrouwenspersoon - met toestemming van klager - klager doorverwijzen naar gespecialiseerde hulpverleningsinstanties en/of de politie. Wie hulp nodig heeft mag rekenen op bemiddeling naar professionele begeleiding, op maat en bereikbaar.
De vertrouwenscontactpersoon kan klager op diens verzoek ondersteunen en begeleiden bij het indienen van een schriftelijke klacht bij de klachtencommissie. Als de vertrouwenscontactpersoon in de klachtenprocedure optreedt als begeleider van klager maakt de vertrouwenscontactpersoon geen onderdeel uit van de klachtencommissie en zullen de overige klachtencommissieleden het bestuur adviseren over de geheel of gedeeltelijke gegrondheid van de klacht.
De vertrouwenscontactpersoon heeft uitdrukkelijk ook de taak de VIT te adviseren bij het nemen van preventieve maatregelen ter voorkoming van ongewenst gedrag.
De klacht dient te worden gericht aan het volgende e-mailadres: vitijslandsepaarden@gmail.com
De klachtencommissie heeft een eigen e-mailadres welk mailadres wordt beheerd door het administratiekantoor van de VIT die de klacht zo spoedig mogelijk doorstuurt naar de klachtencoördinator.
Procedure van een andersoortige klacht
Heeft u een klacht en wilt u deze indienen? De klacht dient aan een aantal eisen te voldoen om ontvankelijk te zijn en te worden behandeld door de klachtencommissie.
Een klacht dient schriftelijk per onderstaand e-mailadres te worden ingediend en omvat;
o Naam, adres e-mailadres en telefoonnummer van klager;
o Naam en telefoonnummer van de VIT trainer/instructeur op wie de klacht betrekking heeft;
o Een deugdelijk onderbouwde omschrijving van de klacht en de datum of periode waarop de klacht betrekking heeft en dient zo mogelijk te zijn voorzien van relevante bewijsstukken zoals foto’s en dergelijke;
o Informatie of de VIT trainer/instructeur op de hoogte is van de klacht en over hetgeen is ondernomen om te komen tot een oplossing van de klacht.
De klacht dient te worden gericht aan het volgende e-mailadres: vitijslandsepaarden@gmail.com
De klachtencommissie heeft een eigen e-mailadres welk mailadres wordt beheerd door het administratiekantoor van de VIT die de klacht zo spoedig mogelijk doorstuurt naar de klachtencoördinator.
Binnen 2 weken na ontvangst van de klacht bij het administatiekantoor ontvangt klager een ontvangstbevestiging per e-mail waarin tevens wordt aangegeven dat de ontvankelijkheid van de klacht zal worden beoordeeld door de klachten coördinator, indien nodig in overleg met de klachtencommissie.
Klager wordt in zijn klacht niet ontvankelijk verklaard indien;
- De klacht geen betrekking heeft op een bij de VIT aangesloten trainer/instructeur;
- De klacht anoniem wordt ingediend;
- De feiten/gebeurtenissen ouder dan 18 maanden zijn;
- De klacht reeds op andere wijze aanhangig is gemaakt.
De klachtencommissie streeft naar afhandeling van de klacht binnen een termijn zes maanden na indiening van de klacht. Mocht deze termijn niet gehaald worden dan zal de klachtencommissie zowel klager als de betrokken VIT trainer/instructeur tijdig op de hoogte stellen.
Klager is te allen tijde bevoegd om de ingediende klacht in te trekken.
De klachtenprocedure is kosteloos. De eventuele kosten van (rechts)bijstand, reiskosten, deskundigenbijstand en andere kosten die partijen maken met het oog op de klachtenprocedure worden door partijen zelf gedragen.